Datenschutz

Stand: November 2025

1. Verantwortliche Stelle

ReLease Immobilien GmbH

Irina Schell

Schweiz

E-Mail: info@release-immobilien.ch

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Diese Datenschutzerklärung basiert auf dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) vom 25. September 2020 (in Kraft seit 1. September 2023) sowie – soweit anwendbar – auf der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO).

ReLease Immobilien bearbeitet Personendaten im Einklang mit den Grundsätzen von Zweckbindung, Verhältnismässigkeit, Datensicherheit und Transparenz sowie unter Wahrung der Sorgfaltspflichten gemäss Art. 398 ff. Obligationenrecht (OR).

3. Arten der verarbeiteten Daten

  • Bestandsdaten (Name, Vorname, Firma, Position, Adresse)
  • Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
  • Vertrags- und Projektdaten (Standortangaben, Objektinteresse, Terminstatus)
  • Nutzungsdaten (besuchte Seiten, Zugriffszeiten, IP-Adresse)
  • Kommunikationsdaten (E-Mail-Inhalte, Anfragen, CRM-Vermerke)
  • Inhaltsdaten (z. B. Fotografien, Texteingaben in Formularen)

4. Zwecke der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Vermittlung von Gewerbeimmobilien (Mieter/Vermieter)
  • Bearbeitung von Anfragen und Vertragsvorbereitung
  • Laufende Kundenbetreuung und Projektkommunikation
  • Administration (z. B. Terminabsprachen, Dokumentenverwaltung)
  • Betrieb des Onlineangebots und Analyse von Zugriffen
  • Reichweitenmessung und Marketing (z. B. Newsletter, Anzeigenoptimierung)

5. Verwendete Begrifflichkeiten

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung (z.B. Cookie) oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

„Verarbeitung“ ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Der Begriff reicht weit und umfasst praktisch jeden Umgang mit Daten.

Als „Verantwortlicher“ wird die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet, bezeichnet.

6. Sicherheitsmaßnahmen

Wir bitten Sie sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Wir informieren Sie, sobald durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z.B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird.

ReLease Immobilien trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Veränderung zu schützen.

Der Zugriff auf elektronische Systeme (z. B. HubSpot, Cloud-Speicher, E-Mail-Konten) ist passwortgeschützt und nur autorisierten Personen gestattet.

7. Einsatz von CRM-System (HubSpot)

Zur effizienten Verwaltung von Kontakten und Projekten nutzt ReLease Immobilien das CRM-System HubSpot (HubSpot Inc., Cambridge, MA, USA).

  • Serverstandorte: EU & USA
  • Mit HubSpot besteht ein Auftragsbearbeitungsvertrag gemäss Art. 28 DSGVO
  • Alle Datenverarbeitungen erfolgen gemäss DSG & DSGVO
  • Zweck: Kundenbetreuung, Kommunikation, Termin- und Projektverwaltung

8. Externe Dienstleister und Auftragsverarbeiter

Sofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen und Unternehmen (Auftragsverarbeitern oder Dritten) offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis (z.B. wenn eine Übermittlung der Daten an Dritte, wie an Zahlungsdienstleister, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung erforderlich ist), Sie eingewilligt haben, eine rechtliche Verpflichtung dies vorsieht oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (z.B. beim Einsatz von Beauftragten, Webhostern, etc.).

Virtuelle Assistenz

ReLease Immobilien arbeitet mit einer externen virtuellen Assistentin mit Sitz in Deutschland. Diese ist:

  • vertraglich zur Vertraulichkeit und Zweckbindung verpflichtet
  • hat nur beschränkten Zugriff auf Daten (z. B. Kontaktpflege, Terminorganisation)
  • darf Daten nicht eigenständig nutzen oder weitergeben

Weitere Empfänger (je nach Projekt):

  • Eigentümer, Vermieter oder Mietinteressenten
  • Behörden oder Dienstleister (z. B. Notare, Webhoster, Treuhänder)

9. Hosting und Zugriffsdaten

Das Hosting unseres Onlineangebots erfolgt auf Servern innerhalb der EU. Unser Hostinganbieter verarbeitet Daten im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

Erhobene Logfiles beinhalten:

  • IP-Adresse
  • Datum/Uhrzeit des Abrufs
  • angeforderte Seiten und Dateien
  • Browsertyp, Betriebssystem
  • Referrer-URL

Logfiles werden maximal 7 Tage gespeichert, es sei denn, sie werden zur Nachverfolgung eines sicherheitsrelevanten Vorfalls benötigt.

10. Cookies und Analyse-Tools

Als „Cookies“ werden kleine Dateien bezeichnet, die auf Rechnern der Nutzer gespeichert werden. Innerhalb der Cookies können unterschiedliche Angaben gespeichert werden. Ein Cookie dient primär dazu, die Angaben zu einem Nutzer (bzw. dem Gerät auf dem das Cookie gespeichert ist) während oder auch nach seinem Besuch innerhalb eines Onlineangebotes zu speichern. Als temporäre Cookies, bzw. „Session-Cookies“ oder „transiente Cookies“, werden Cookies bezeichnet, die gelöscht werden, nachdem ein Nutzer ein Onlineangebot verlässt und seinen Browser schließt. In einem solchen Cookie kann z.B. der Inhalt eines Warenkorbs in einem Onlineshop oder ein Login-Staus gespeichert werden. Als „permanent“ oder „persistent“ werden Cookies bezeichnet, die auch nach dem Schließen des Browsers gespeichert bleiben. So kann z.B. der Login-Status gespeichert werden, wenn die Nutzer diese nach mehreren Tagen aufsuchen. Ebenso können in einem solchen Cookie die Interessen der Nutzer gespeichert werden, die für Reichweitenmessung oder Marketingzwecke verwendet werden. Als „Third-Party-Cookie“ werden Cookies bezeichnet, die von anderen Anbietern als dem Verantwortlichen, der das Onlineangebot betreibt, angeboten werden (andernfalls, wenn es nur dessen Cookies sind spricht man von „First-Party Cookies“).

Wir können temporäre und permanente Cookies einsetzen und klären hierüber im Rahmen unserer Datenschutzerklärung auf.

Falls die Nutzer nicht möchten, dass Cookies auf ihrem Rechner gespeichert werden, werden sie gebeten die entsprechende Option in den Systemeinstellungen ihres Browsers zu deaktivieren. Gespeicherte Cookies können in den Systemeinstellungen des Browsers gelöscht werden. Der Ausschluss von Cookies kann zu Funktionseinschränkungen dieses Onlineangebotes führen.

Ein genereller Widerspruch gegen den Einsatz der zu Zwecken des Onlinemarketing eingesetzten Cookies kann bei einer Vielzahl der Dienste, vor allem im Fall des Trackings, über die US-amerikanische Seite http://www.aboutads.info/choices/ oder die EU-Seite http://www.youronlinechoices.com/ erklärt werden. Des Weiteren kann die Speicherung von Cookies mittels deren Abschaltung in den Einstellungen des Browsers erreicht werden. Bitte beachten Sie, dass dann gegebenenfalls nicht alle Funktionen dieses Onlineangebotes genutzt werden können.

Unsere Webseite verwendet Cookies zur nutzerfreundlichen Gestaltung und Analyse.

Kontaktaufnahme

Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder via sozialer Medien) werden die Angaben des Nutzers zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet. Die Angaben der Nutzer können in einem Customer-Relationship-Management System ("CRM System") oder vergleichbarer Anfragenorganisation gespeichert werden.

Wir löschen die Anfragen, sofern diese nicht mehr erforderlich sind. Wir überprüfen die Erforderlichkeit alle zwei Jahre; Ferner gelten die gesetzlichen Archivierungspflichten.

Google Analytics

Wir setzen auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (d.h. Interesse an der Analyse,

Optimierung und wirtschaftlichem Betrieb unseres Onlineangebotes im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO) Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google LLC („Google“) ein. Google verwendet Cookies. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Benutzung des Onlineangebotes durch die Nutzer werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Google ist unter dem Privacy-Shield-Abkommen zertifiziert und bietet hierdurch eine Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten (https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active).

Google wird diese Informationen in unserem Auftrag benutzen, um die Nutzung unseres Onlineangebotes durch die Nutzer auszuwerten, um Reports über die Aktivitäten innerhalb dieses Onlineangebotes zusammenzustellen und um weitere, mit der Nutzung dieses Onlineangebotes und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen, uns gegenüber zu erbringen. Dabei können aus den verarbeiteten Daten pseudonyme Nutzungsprofile der Nutzer erstellt werden.

Wir setzen Google Analytics nur mit aktivierter IP-Anonymisierung ein. Das bedeutet, die IP-Adresse der Nutzer wird von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt.

Die von dem Browser des Nutzers übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Die Nutzer können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung ihrer Browser-Software verhindern; die Nutzer können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf ihre Nutzung des Onlineangebotes bezogenen Daten an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter folgendem Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.

Weitere Informationen zur Datennutzung durch Google, Einstellungs- und Widerspruchsmöglichkeiten, erfahren Sie in der Datenschutzerklärung von Google (https://policies.google.com/technologies/ads) sowie in den Einstellungen für die Darstellung von Werbeeinblendungen durch Google (https://adssettings.google.com/authenticated).

Die personenbezogenen Daten der Nutzer werden nach 14 Monaten gelöscht oder anonymisert.

Sie können Cookies durch Browsereinstellungen blockieren oder unter folgendem Link deaktivieren:

http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

11. Einbindung von Diensten Dritter

Innerhalb unserer Website können Inhalte Dritter eingebunden sein (z. B. Google Maps, Schriftarten, Videos). Dabei wird die IP-Adresse an den jeweiligen Anbieter übertragen.

Anbieter: Google LLC, Datenschutzerklärung: https://www.google.com/policies/privacy/

12. Datenübermittlung in Drittstaaten

Sofern wir Daten in einem Drittland (d.h. außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)) verarbeiten oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder Offenlegung, bzw. Übermittlung von Daten an Dritte geschieht, erfolgt dies nur, wenn es zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Pflichten, auf Grundlage Ihrer Einwilligung, aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen geschieht. Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse, verarbeiten oder lassen wir die Daten in einem Drittland nur beim Vorliegen der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO verarbeiten. D.h. die Verarbeitung erfolgt z.B. auf Grundlage besonderer Garantien, wie der offiziell anerkannten Feststellung eines der EU entsprechenden Datenschutzniveaus (z.B. für die USA durch das „Privacy Shield“) oder Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen (so genannte „Standardvertragsklauseln“).

13. Speicherdauer

Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck notwendig sind.

  • Standardmäßig: Löschung nach 5 Jahren nach Projektabschluss
  • Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt (z. B. OR, HGB, AO)

14. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben gemaess Art. 25 ff. revDSG das Recht:

  • auf Auskunft, ob und welche personenbezogenen Daten über sie bearbeitet werden;
  • auf Herausgabe oder √Übertragung ihrer Personendaten in einem gängigen elektronischen Format (Datenportabilität);
  • auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Personendaten
  • auf Löschung der Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegende Interessen entgegenstehen;
  • auf Einschränkung der Bearbeitung in bestimmten Fällen;
  • auf Widerspruch gegen eine unrechtmässige Datenbearbeitung;
  • auf Einreichung einer Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB).

Anfragen sind schriftlich oder per E-Mail zu richten an:

info@release-immobilien.ch

15. Löschung von Daten

Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

Nach gesetzlichen Vorgaben in Deutschland erfolgt die Aufbewahrung insbesondere für 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 HGB (Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Handelsbriefe, Buchungsbelege, etc.) sowie für 10 Jahre gemäß § 147 Abs. 1 AO (Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe, Für Besteuerung relevante Unterlagen, etc.).

Nach gesetzlichen Vorgaben in Österreich erfolgt die Aufbewahrung insbesondere für 7 J gemäß § 132 Abs. 1 BAO (Buchhaltungsunterlagen, Belege/Rechnungen, Konten, Belege, Geschäftspapiere, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben, etc.), für 22 Jahre im Zusammenhang mit Grundstücken und für 10 Jahre bei Unterlagen im Zusammenhang mit elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für die der Mini-One-Stop-Shop (MOSS) in Anspruch genommen wird.

16. Widerrufsrecht

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

17. Aktualisierungen

ReLease Immobilien behält sich vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um neuen rechtlichen Anforderungen zu entsprechen oder technische Änderungen umzusetzen.

Gültig ist die jeweils auf der Website veröffentlichte Version.

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